Frais de déménagement payés par l’employeur : sont-ils imposables ?

Dans cet article, nous explorerons la question de savoir si les frais de déménagement payés par l’employeur sont imposables. Nous examinerons les règles et règlements entourant l’imposition de ces paiements, y compris les critères qui doivent être respectés pour que les dépenses soient considérées comme non imposables.

Nous aborderons également les différents types de dépenses pouvant être couvertes par un employeur, notamment les frais de transport, d’hébergement et de repas. De plus, nous examinerons les exigences en matière de documentation et les procédures de tenue de registres qui doivent être suivies pour assurer la conformité aux lois fiscales.

Que vous soyez un employeur cherchant à couvrir les frais de réinstallation de vos employés ou un employé en train de déménager pour le travail, cet article vous fournira des informations et des conseils précieux sur la navigation dans les implications fiscales de ces arrangements. En comprenant les règles et règlements entourant les frais de déménagement payés par l’employeur, vous pouvez vous assurer que vous prenez des décisions éclairées et que vous évitez des erreurs fiscales coûteuses.

Comment gérer les frais de réinstallation de vos employés

Les frais de déménagement ne sont pas déductibles des impôts. Cela pourrait changer après 2025, à moins que les législateurs n’apportent des modifications à la législation fiscale.

Déménager pour des raisons professionnelles peut être difficile – et coûteux – pour un employé. C’est pourquoi de nombreux frais de déménagement des employés sont payés par les employeurs. Voici un aperçu du processus de paiement des frais de déménagement des employés, y compris ce qui est déductible pour vous en tant qu’entreprise, comment documenter ces paiements et comment déclarer ces dépenses sur les formulaires W-2 des employés.

Points clés à retenir

• Les frais de déménagement étaient autrefois déductibles d’impôt pour les employés, mais cette déduction a été supprimée au cours de l’année d’imposition 2018.
• Les entreprises peuvent déduire les frais de déménagement d’un employé en tant que dépenses d’entreprise s’ils sont inclus dans le salaire standard W-2 d’un employé.
• Sauf nouvelle modification du droit fiscal, les frais de déménagement redeviendront déductibles des impôts en 2026.

Modifications aux lois fiscales et frais de déménagement

Les remboursements par votre entreprise aux employés pour les frais de déménagement sont considérés comme des avantages sociaux. Ces avantages sont des salaires imposables pour l’employé et doivent être inclus dans les calculs de la retenue d’impôt fédéral sur le revenu, du FICA (sécurité sociale/assurance-maladie) et de l’impôt fédéral sur le chômage. Même si vous avez une politique d’entreprise qui oblige les employés à suivre les paiements et à restituer les montants excédentaires, ces paiements sont toujours imposables pour l’employé.¹

La Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) a modifié les déductions pour frais de déménagement pour les employés, à compter de l’année d’imposition 2018 jusqu’en 2025. Cette loi a suspendu la déduction pour les dépenses professionnelles non remboursées, y compris les frais de déménagement.² Ces dépenses ne sont pas déductibles pour l’employé de l’annexe A en vertu de la TCJA, et elles affectent également les propriétaires de sociétés C et de sociétés S qui travaillent en tant qu’employés de l’entreprise.

Si votre entreprise traite les dépenses de déménagement des employés comme un salaire imposable (W-2) pour l’employé, votre entreprise peut toujours déduire le coût de ces dépenses en tant que dépenses d’entreprise. Les entreprises peuvent généralement déduire le salaire des employés sous n’importe quelle forme.³

Note

Pour être clair, de 2018 à 2025, tous les frais de déménagement payés aux employés par votre entreprise sont imposables pour l’employé. Les frais de déménagement d’un employé non remboursés ne peuvent pas être déduits par l’employé en tant que frais divers. Votre entreprise peut toujours déduire ces paiements en tant que dépenses d’entreprise.

Comment rembourser les employés pour les frais de déménagement

En général, tout paiement que vous versez à un employé est imposable pour l’employé, et le paiement des frais de déménagement d’un employé est considéré comme un avantage imposable. La loi fiscale de 2017 n’a pas changé cette situation fiscale, mais elle a supprimé la possibilité pour les employeurs de rembourser en utilisant un plan responsable (expliqué ci-dessous) pour éviter que l’employé ne paie des impôts sur ces paiements.⁴

C’est une bonne idée de suivre le processus du plan responsable pour documenter les remboursements des employés afin d’éviter les problèmes lors d’un audit.

Dans le cadre d’un plan de remboursement, l’employé paie les dépenses et vous les remboursez. Les dépenses doivent être détaillées et seules des dépenses spécifiques peuvent être payées. Les dépenses doivent également être à des fins professionnelles.⁵

L’employé doit avoir payé ou engagé des dépenses lors de l’exécution de services en tant qu’employé de votre entreprise. Vous devrez peut-être documenter que le déménagement est requis par votre entreprise. Certaines procédures comptables doivent être suivies.

• L’employé doit « justifier adéquatement ces dépenses dans un délai raisonnable ». Autrement dit, l’employé doit vous remettre des reçus pour toutes les dépenses.
• Si vous accordez à l’employé une avance sur ces dépenses, l’employé doit restituer tout excédent d’argent dans un délai raisonnable.⁶

Par exemple, supposons que vous avancez 5 000 $ pour des frais de déménagement et que l’employé vous remette des reçus pour 3 650 $. L’employé doit vous remettre un chèque pour le solde (1 350 $). Si tous les critères d’un plan responsable ne sont pas remplis, le plan n’est pas un plan responsable. Et les « remboursements de dépenses non déductibles » (au salarié) et les indemnités pour dépenses diverses ou non précisées sont imposables pour le salarié.

Charges sociales et paiements de frais de déménagement aux employés

Les frais de déménagement des employés payés par votre entreprise, même si vous avez un plan responsable, sont soumis à une retenue d’impôt fédéral sur le revenu, aux impôts FICA (sécurité sociale et assurance-maladie) et aux impôts fédéraux sur le chômage.1 Vous devez déclarer le montant de cet avantage lorsque vous remplir le rapport d’impôt annuel W-2 pour l’employé pour l’année précédente.

Clarifier comment ces dépenses sont saisies sur le formulaire W-2 d’un employé. Nous utiliserons l’exemple ci-dessus, où l’employé reçoit 5 000 $ pour les frais de déménagement, a des reçus pour 3 650 $ et conserve les 1 350 $ restants. Le montant que l’employé conserve est imposable pour l’employé. Nous supposerons que ce paiement est effectué conformément aux exigences d’un plan responsable, comme décrit ci-dessus :

• Les 1 350 $ imposables sont inclus dans la case 1 du W-2 (et dans les cases 3, 5 et 16, si elles sont imposées par l’État ou la ville).
• La retenue d’impôt sur le revenu fédéral et d’État et les impôts FICA doivent être calculés pour les 1 350 $ imposables et inclus dans les cases appropriées sur le W-2.
• Vous devez inclure les 3 650 $ (le montant égal au montant justifié (par exemple, la partie non imposable) dans la case 12 du formulaire W-2 en utilisant le code « L ».

Donner à un employé de l’argent supplémentaire pour les frais de déménagement

Certaines entreprises donnent aux employés un montant fixe pour les frais de déménagement, selon le type de déménagement et la distance. Le paiement peut toujours être déductible pour votre entreprise en tant que dépense d’entreprise.

Si vous souhaitez donner à un employé l’argent pour les frais de déménagement et laisser l’employé décider comment cet argent sera dépensé, vous avez un plan non responsable, conformément aux réglementations de l’IRS. Dans ce cas, comme indiqué ci-dessus, si vous ne voulez pas que l’employé ait à présenter des reçus, la totalité du paiement est imposable pour l’employé en tant qu’avantage.1 De plus, l’impôt fédéral sur le revenu et l’impôt FICA doivent être retenus sur le paiement.

Note

Le paiement des frais de déménagement des employés est une dépense professionnelle déductible pour votre entreprise.

Majoration fiscale

La majoration fiscale fait référence au fait qu’un employeur augmente le salaire d’un employé pour compenser l’impact des impôts. Pour le calculer, vous devrez estimer l’impôt sur le revenu de l’employé, puis ajouter ce pourcentage au paiement total.

Par exemple, si un employé paie environ 22 % d’impôt sur le revenu et que vous souhaitez lui donner une prime de 3 000 $ (après impôts) pour l’aider à payer ses frais de déménagement, vous multipliez 3 000 par 0,22. Cela vous donne un paiement d’impôt de 660 $. Dans cet exemple, la majoration fiscale se traduirait par un paiement total de 3 660 $.

Note

Les employeurs n’ont pas à majorer les primes.

Informer les employés du plan de remboursement des frais de déménagement

C’est toujours une bonne idée de mettre ce type d’avantage par écrit et de l’inclure dans vos communications avec les employés. Votre manuel de l’employé ou votre manuel des politiques et procédures est un bon endroit pour décrire le plan. N’oubliez pas d’inclure des informations sur les implications fiscales de cet avantage.

Aider les employés avec leurs déductions pour frais de déménagement

À moins d’être un préparateur de déclarations de revenus qualifié, vous ne devriez pas donner de conseils fiscaux aux employés au sujet de l’impôt sur le revenu. Encouragez vos employés à obtenir des conseils fiscaux professionnels ou à utiliser un logiciel fiscal professionnel. Voici certaines choses que vous pouvez faire pour aider les employés à comprendre cet avantage pour frais de déménagement et son incidence sur leurs impôts :

• Remettez aux employés une trousse de déménagement qui explique comment et quand les frais de déménagement seront remboursés par votre entreprise.
• Donnez aux employés la possibilité de modifier leur retenue à la source (sur le formulaire W-4) pour tenir compte de l’avantage de réinstallation et de leur impôt à payer.

Informations IRS sur les frais de déménagement des employés

Publication IRS 15 – Circulaire E – Guide fiscal de l’employeur

Publication IRB 15b – Guide fiscal de l’employeur sur les avantages sociaux

Foire aux questions (FAQ)

Les frais de déménagement sont-ils déductibles des impôts pour les employeurs ?

Oui, les frais de déménagement sont déductibles d’impôt pour les employeurs en tant que frais professionnels s’ils incluent le remboursement dans le salaire imposable de l’employé.³

Que sont les frais de déménagement admissibles?

Les frais de déménagement admissibles sont tout montant reçu directement ou indirectement par un particulier d’un employeur à titre de paiement (ou de remboursement) pour les dépenses liées au déménagement d’articles ménagers et d’effets personnels d’une ancienne résidence à une nouvelle résidence (y compris les frais d’hébergement en cours de route) .⁸ Le nouveau lieu de travail doit être situé à au moins 50 milles de l’ancien lieu de travail ou de l’ancienne résidence.⁹

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